Servizi di Segreteria Organizzativa

Tipografia e correlati
() Studio, realizzazione e stampa di loghi, programmi, abstact book e cartellonistica;
() Reperimento e gestione mailing list;
() Stampa dei badges e degli attestati di partecipazione.

Gestione dei Relatori/Invitati
() Contatto diretto;
() Prenotazione alberghiera;
() Prenotazione aerea/ferroviaria con emissione e spedizione dei titoli di viaggio;
() Gestione dei supporti audio/visivi richiesti per la presentazione;
() Servizio shuttle.

Gestione dei Partecipanti
() Ricezione delle rispettive schede di iscrizione;
() Eventuale prenotazione alberghiera;
() Invio di conferme e note informative;
() Emissione di elenchi completi, badges nominativi, attestati di partecipazione ecc.;
() Possibilità di registrazioni e pagamenti on-site;
() Servizio shuttle.

Gestione degli Sponsors
() Contatto con i possibili sponsors e definizione delle forme di sponsorizzazione;
() Preparazione ed inoltro al Ministero della Sanità della richiesta di scientificità;
() Organizzazione ed allestimento dell’area espositiva;
() Raccolta del materiale da inserire nelle cartelle congressuali;
() Gestione dei pagamenti e relativa fatturazione.

Gestione della Segreteria Scientifica
() Raccolta dei testi dei relatori;
() Raccolta delle comunicazioni (orali/poster) dei partecipanti;
() Preparazione e diramazione delle lettere di accettazione;
() Raccolta dei testi scientifici nel Libri degli atti.

Gestione amministrativa
() Redazione di budget e consuntivo;
() Individuazione dei fornitori;
() Gestione delle iscrizioni e delle sponsorizzazioni.

Ristorazione
() Coffee Break;
() Colazione di lavoro servita al tavolo – proposte di menù su richiesta;
() Colazione di lavoro a buffet – proposte di menù su richiesta;
() Welcome Cocktail – proposte di menù su richiesta;
() Cena Relatori - definizione della location e proposte di menù su richiesta;
() Cena di Gala - definizione della location e proposte di menù su richiesta.